Il seguente documento si prefigge l’obiettivo di identificare le buone norme per l’organizzazione e lo svolgimento efficaci delle riunioni aziendali:

1) OBIETTIVO E NECESSITÀ

Individuare sempre l’obiettivo della riunione ed effettiva necessità di convocarla;

2) ORDINE DEL GIORNO

Definire l’oggetto della riunione con invio spiegazione dell’agenda/ ordine del giorno all’interno del corpo dell’invito o tramite email dedicata;

3) TEMPI E PUNTUALITÀ

Definire tempistica della riunione in modo realistico. È buona norma rispettare sempre i tempi stabiliti in precedenza; qualora la riunione dovesse richiedere un tempo maggiore, se ne dovrà organizzarne un’altra. È importante arrivare puntuali alle riunioni, per permettere ciò è sempre bene non mettere due riunioni vicine, ma considerare per lo meno 15 minuti di scarto tra una riunione a l’altra;

4) MATERIALE

Definire eventuale materiale necessario, anche quello fornito da terze persone non necessariamente coinvolte nella riunione;

5) PREAVVISO

Convocare la riunione con adeguato preavviso coerentemente con urgenza e attività di preparazione necessaria;

6) PARTECIPANTI

Definire e convocare i singoli partecipanti in maniera mirata, controllando preventivamente eventuali sovrapposizioni con precedenti impegni/riunioni;

7) INVITO

Mandare un invito che includa il link di Google meet in modo che chi debba collegarsi possa farlo agilmente e in autonomia;

8) SPAZI E STRUMENTI

Definire lo spazio dove la riunione dovrà avere luogo, prenotando la sala più idonea al numero di persone coinvolte. Portare con sé gli strumenti da utilizzare: è buona norma presentarsi in riunione sempre con pc portatile e/o telefono aziendale;

9) CONFERMA

Rispondere sempre all’invito di convocazione ricevuto, e in caso di rifiuto motivarlo e proporre orario e/o giorno alternativi. Nel caso in cui non fosse possibile riprogrammare la riunione, è possibile chiedere a un/a collega dello stesso reparto di prender parte alla riunione al proprio posto, ma solo se si ritiene che effettivamente possa ricoprire il ruolo in quella specifica circostanza;

10) RIEPILOGO

Stilare un riepilogo che includa il risultato dell’incontro con assegnazione di relativi compiti e responsabilità individuate durante la riunione. È buona norma riservare gli ultimi 5 minuti della riunione a leggere insieme i punti chiave per essere certi di essere tutti allineati;

11) MODERATORE

Definire sempre il moderatore: colui il quale, essendo meno coinvolto nella riunione, tenga il filo della stessa e garantisca di rimanere concentrati sull’obiettivo.

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